Vielleicht fühlst du dich oft gefangen im Strudel aus Ideen, halbfertigen Post-Entwürfen und endlosem To-do-Listen-Chaos. Der Gedanke an Struktur löst erstmal Stress aus, statt Klarheit. Damit du dich davon befreien und entspannt Content teilen kannst, zeige ich dir die besten Werkzeuge für geordnete Prozesse – erprobt, praxistauglich und ohne Ballast.
Warum Content-Organisation so oft scheitert
Ideen sprudeln – und doch bleibt es oft beim Zettelhaufen oder wild gemischten Notizen am Handy. Schnell wachsen Stapel an Entwürfen und plötzliche Ideen konkurrieren um Aufmerksamkeit. Viele Coaches und Creator haben tolle Inhalte, aber irgendwann versandet alles im Alltag. Der Auslöser? Kein klares System, fehlende Übersicht, zu viele Tools. So entstehen diese Stolpersteine:
- Endlose Listen, ohne dass etwas fertig wird
- Ideen, die im Nirwana deiner Apps verschwinden
- Fehlende Übersicht: Was läuft als Nächstes? Was bleibt liegen?
- Frust, weil du statt Fokus zu viel Sucherei hast
Mir ging es anfangs ganz ähnlich. Unzählige Apps ausprobiert, von Tabellen über Kalender bis Projektmanagement. Das Ergebnis: Noch mehr Verwirrung, noch weniger Flow.
Die Tools, die meinen Content-Prozess wirklich erleichtern
Klar: Jeder tickt anders. Doch ein bewährter Mix aus wenigen Tools – konsequent genutzt – schafft echte Entspannung.
Ideensammlung: Einfache Lösungen gewinnen
- Google Keep oder Notizen-App: Für spontane Einfälle – immer griffbereit, auf jedem Gerät. Schnell festhalten, kein Suchen nach Stift & Zettel.
- Digitale Whiteboards (z. B. Miro): Perfekt für Brainstormings, Mindmaps oder Themenvisualisierung.
Beispiel aus meiner Praxis: Ich hatte früher Ideen in Mails, Papier-Notizbüchern, WhatsApp und 5 Apps. Heute starte ich konsequent mit einer zentralen Sammelstelle. Das spart Zeit – und Nerven.
Redaktionsplanung: Klarheit, die bleibt
- Trello oder Asana: Boards für Themen, Status (Idee, in Arbeit, veröffentlicht) und Deadlines. Ein schneller Überblick, was auf meinem Content-Plan steht.
- Google Kalender: Regelmäßige Termine für Content-Erstellung oder Veröffentlichung eintragen – und Erinnerungen nutzen!
So bitte nicht: Tägliche To-do-Listen mit Content-Aufgaben zwischen Steuer und Einkaufen stopfen. Ein eigener, geschützter Redaktionsplan hilft, deinen Fokus zu halten.
Content-Ablage: Finde alles sofort
- Google Drive oder Dropbox: Klare Ordnerstruktur für Blogbeiträge, Ideen, Grafiken und Vorlagen. Alles an einem Ort, ideal auch fürs Teilen in Teams.
- Canva: Alle Designs geordnet und schnell auffindbar ablegen – macht Wiederverwendung einfach.
Früher sind in meiner Dropbox Grafiken und Rohtexte wie wild durcheinander geflogen. Heute gibt es für jedes Thema einen festen Ordner. Alles findet sich auf Anhieb – auch Wochen später.
Organisation & Struktur: Die Must-haves im Contentprozess
- Starte mit einer einzigen, festen Ideensammlung – und halte das wirklich konsequent durch
- Leg dir einen sichtbaren Redaktionsplan an, digital oder auf Papier
- Schaffe für jedes veröffentlichte Stück Content eine feste Ablage, am besten mit eindeutigem Namen und Datum
- Blende alle Zusatztools aus, die dich ablenken
- Nutze Erinnerungen, damit Veröffentlichung und Planung zu festen Routinen werden
- Plane im voraus, nimm dir einen Tag Zeit und plane dein Content für die nächsten 4 Wochen. So kann dir auch nichts dazwischen kommen
✅ Schritte für deinen klaren, entspannten Content-Prozess
- Wähle EINE App für spontane Ideen – und bleibe dabei
- Erstelle ein digitales Board für deinen Redaktionsplan, z. B. in Trello oder Asana
- Nutze einfache Ordnungsstrukturen mit klaren Ordnernamen für Texte, Bilder, Vorlagen
- Lege Termine für die Content-Erstellung im Kalender an – Blockzeiten helfen, ins Tun zu kommen
- Lösche alle selten genutzten Tools und fokussiere dich auf deinen persönlichen Werkzeug-Mix
❌ Stolpersteine, die du besser vermeidest
- Mehrere Apps parallel nutzen und dadurch doppelt ablegen
- Keine festen Termine – Content verschiebt sich so immer weiter
- Ordner wild benennen oder alles im Download-Ordner lassen
- Neue Tools installieren, „um es einmal auszuprobieren“
Wie geht es jetzt weiter?
Dein Content-Prozess soll dir Freude und Erleichterung bringen – keine Verwirrung. Starte mit einem Tool für Ideen, einem Redaktionsplan und klaren Ablagestrukturen. Kleine Veränderungen bewirken oft die größte Wirkung. Immer wieder beobachte ich, wie Solo-Selbstständige und Coaches durch diese Schritte mehr Fokus, Flow und Entspannung erleben.
Du möchtest deine Planung auf stabile Beine stellen? Im Tech Café findest du Workshops, 1:1-Sessions und eine Community, die dir bei der Umsetzung der Tools hilft – egal, an welcher Stelle du jetzt stehst.
